跳到主要內容區

主視覺

  1. 首頁
  2. 本會組織架構

系學會本部架構

輔英科技大學 114學年度 資訊科技與管理系系學會 組織架構行政說明
單位 職稱 員額 業務職掌 遴選方式 替代方式
會本部 會長 1 1.對上代表對行政指導老師與學會指導老師負責，對下統籌本會各項行政業務運作。
2.對外代表本會決議各項事務。
3.對內可定期召開各處、室、組工作審視會議。
4.協調各重大活動之工作計畫辦理。
5.代表本會(系學生)與行政校方進行意見建議。
6.決行各項工作計畫申請核銷及執行成果，陳報指導老師。
7.其他本系交辦之各項行政事務。		 原則以當學年度為日間部四技學制二年級之學生優先被提名後依照選舉流程辦理，依得票數最高者當選，簽請系辦核准。 特殊情況時簽請行政指導老師決議。
副會長 1 1.襄理會長執行各項行政事務。
2.其他本系、會長交辦之各項行政事務。		 原則以當學年度為日間部四技學制二年級之學生優先被提名後依照選舉流程辦理，依得票數最高者當選，簽請系辦核准。 特殊情況時簽請行政指導老師決議。
秘書 1 1.正副會長各項行政會議、行事曆、會議安排流程控管。
2.各項陳報會本部、行政單位公文書送審核。
3.其他本系、會長交辦之各項行政事務。		 由正副會長遴選之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
秘書室 主任秘書 1

1.綜理秘書室業務。
2.各單位重要業務之溝通、協調。
3.本會與招生中心、校內各部會間溝通、協調、例會召開與重要業務協商。
4.統籌本會承辦各項計畫編撰及經費之規劃及運用報部作業資料。
5.綜理評鑑業務之推動及規劃、追蹤、管考。
6.活動、課程委員會執行秘書。
7.總理本系對外行政公告文書、課務規劃與公告之各項業務。
8.會長交辦事項。

 由正副會長遴選之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
議事組組長 1 1.綜理議事組業務規劃、監督與執行。
2.各項會議資料複核與執行。
3.各項會議之會後修正資料複核。
4.招生中心會議資料複核及支援會議工作。
5.委外計畫(含校務計畫)負責窗口。
6.會內校務資訊公開專區管理。
7.秘書室作業規範網頁檢核。
8.ISO文件與資料管制。
9.主管交辦事項。		 由處主管呈報經正副會長同意後遴聘之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
議事組組員 1 1.各項會議之資料彙整、初審與議事支援，包含會議通知、議程安排與紀錄撰寫。
2.協助招生中心及校方合作會議資料彙整與議事初審，支援相關會議進行與後勤準備。
3.負責會後修正資料彙整與版本更新，並追蹤會議分辦事項與專案執行進度，彙整回報執行狀況。
4.規劃與管理會議排程，包含會議日期安排、場地預約、出席確認與通知發布。
5.管理系學會公文登記與文件歸檔，包含活動計畫、公函往來、申請表單等重要資料建檔。
6.協助經費預算申請、核銷資料彙整與系學會財務紀錄準備，支援財務組相關行政作業。
7.辦理中英文立案證明、活動參與證明與服務時數登記等證明文件之核發與查詢協助。
8.管理單位公用信箱與聯絡資料彙整，並作為秘書組對外窗口，協調性平與個資相關事務。
9.協助秘書室（或校方）填報節能減碳等永續相關資料，配合 SDGs 指標推動校園環境永續。
10.負責秘書組網頁內容更新與法規資訊同步，並執行主管交辦之臨時任務與跨組行政支援。		 由組主管遴聘經處(室)主管呈報經正副會長同意後遴聘之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
管考組組長 1 1.綜理管考組業務規劃、監督與執行。
2.本會各項資料庫總管理。
3.本會對外各項管考相關彙整與填報。
4.社團評鑑與本會內部稽核總窗口。
5.各項人事會計(主計)管考總辦。
6.各項計畫補助經費相關業務複核及監督。
7.協助社團評鑑工作。
8.主管交辦事項。		 由處主管呈報經正副會長同意後遴聘之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
管考組組員 1 1.負責學會年度專案與活動進度之追蹤與控管，彙整各組執行狀況並製作管考進度報告。
2.建立並管理學會專案追蹤表，定期更新每項任務里程碑、負責人、預計完成時程與實際執行成果。
3.彙整學會各項計畫成果資料，協助撰寫期中與期末成果報告、活動成效統計表與佐證資料。
4.協助各組對接校內行政單位或外部計畫窗口，負責資料整合、時程提醒與行政協調。
5.建立活動成效評估機制，設計滿意度調查、回饋表單與成果分析流程，提供優化建議。
6.協助申請與管理各類補助案、競賽參與紀錄、提報材料之收集與分類建檔。
7.定期更新 SDGs 指標對應成果紀錄，彙整學會永續發展實踐資料，支援校內報部或公開資訊揭露需求。
8.管理學會管考相關雲端資料夾與成果資料庫，分類儲存活動企劃書、影像紀錄與各階段報告。
9.協助規劃學會內部自評機制，辦理學期或年度檢核會議，推動組織效能優化與經驗傳承。
10.執行會長或管考負責人交辦之其他臨時任務，並支援與議事組、財務組等跨組管控協調事宜。		 由組主管遴聘經處(室)主管呈報經正副會長同意後遴聘之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
總務處 總務長 1 1.綜理系學會整體總務業務，制訂年度工作計畫與目標方向。
2.監督出納採購保管組及事務營繕組各項工作進度與成效。
3.審核重大財務支出與採購案，協調跨組合作事項。
4.制（修）訂系學會相關作業規範與內部流程。
5.主持例會或管理會議，接收會長交辦事項執行。
6.對接校方或外部單位重要事務窗口。
7.主持重要公共活動、資產管理與環境安全策略規劃。		 由正副會長遴選之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
秘書 1 1.協助總務長辦理整體工作協調、規劃會議安排與議程籌備。
2.整理總務會議資料、記錄會議紀錄並追蹤後續進度。
3.協助年度預算編列與控管事項。
4.協調兩組（出納採購保管／事務營繕）間分工與進度回報。
5.管理文書、公文流程與零用金作業。
6.審查重大採購、經費審查與用印流程協助。		 由處主管呈報經正副會長同意後遴聘之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
出納採購保管組組長 1 1.綜理採購及出納整體流程，編製年度組工作計畫。
2.負責各項資金管理。
3.辦理專案經費入帳、撥付與存款轉帳核銷程序。
4.辦理採購案流程，包括公告招標、訪價、驗收與履約金作業。
5.管理供應商名錄、保管品登錄與財產統計報表。
6.綠色採購成果追蹤與報告提報。
7.建立出納／採購制度與內部控制規範。
8.主管交辦事項。		 由處主管呈報經正副會長同意後遴聘之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
出納採購保管組組員 1 1.收付款、報銷收據開立與現金帳務登錄。
2.協助帳務處理。
3.日終現金與銀行帳目調節與報表製作。
4.文件管制與採購文件整理，以及網頁資料維護。
5.協助薪資、鐘點費及其他勞保費用支出作業。
6.協助保固／保證金等專案款項作業。
7.執行主管交辦事項與臨時帳務支援任務。		 由組主管遴聘經處(室)主管呈報經正副會長同意後遴聘之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
事務營繕組組長 1 1.綜理事務營繕組各項業務／訂定年度任務計畫。
2.督導環境清潔整理與美化管理。
3.負責公務車輛管理與交通車安排調度申請單(活動)。
4.主導重大慶典活動場地設置、布置與行政支援。
5.後勤物資調度與行政案件處理協調。
6.執行主管交辦事項與臨時支援任務。		 由處主管呈報經正副會長同意後遴聘之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
事務營繕組組員 1 處理本會各項行政影印與費用核銷作業。
公務車日常維護、保養與派車支援(活動)。
設備維修請購作業。
協助接收贈品、廠商協調、負責臨時任務支援。
財物維修與補強案審核協助。
協助行政費用核銷。
臨時交辦或跨組緊急支援事項。		 由組主管遴聘經處(室)主管呈報經正副會長同意後遴聘之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
主計室 主計長 1 1.綜理全會帳務與年度預算編製，包括：策劃學期活動經費分配與年度收支安排。
2.審核重大經費支出與外部補助款帳款（如系所獎補助、活動獎勵等），協調校方或系方資金銜接。
3.管理系學會財務制度，建立內部帳務控制與傳票流程，定期檢核實帳與公文資料。
4.負責幹部會議與年度成果發表會的財務報告製作與簡報支援。
5.主導財務相關職能培訓與流程教育，提升會計專員與人資專員之帳務能力。
6.監督節能減碳與承攬活動之帳務統計，協助會務績效對應SDGs指標。
7.主持「管考例會」，確保會長交辦事項落實並定期進度回報。		 由正副會長遴選之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
人資專員 1 1.協調幹部招募與會員遴選流程，包括發布招募公告、資格審核、選拔與公告作業。
2.建立會員與幹部資料庫，管理服務時數紀錄、出勤統計，定期分析學會人力活躍度。
3.策劃舉辦新進會友研習與幹部接班訓練，落實知識延續與制度傳承。
4.推動優良幹部獎勵制度與表彰活動，統籌評選流程與資料作業支援。
5.管理志工報名／福利資料（如意外險登錄、學生服務證明），提供會員權益宣導。
6.填報年度 SDG 社會責任／志願服務績效數據，配合會報或年度主題分析。
7.執行主計長交辦或突發任務（如：校內競賽協調、大型活動人員調度）。		 由處主管呈報經正副會長同意後遴聘之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
會計專員 1 1.處理每日帳務傳票作業／登錄（包括活動經費收支、現金日結、帳冊彙整）。
2.協助主計長核銷活動補助款、提報申請書、支用計畫書及執行清冊整理作業。
3.管理零用金與辦公用品採購流程，包括申請單、報銷與憑證建檔。
4.協助會員費、攤位費等收支統計與帳務調節，確保收支平衡。
5.維護 Google Drive 與系學會財務雲端資料夾 / 財務網頁資訊更新。
6.協助填報系學會節能減碳帳務指標資料，對應永續實踐報告檔案。
7.執行主計長交辦之帳務支援與突發付款／核銷需求。		 由處主管呈報經正副會長同意後遴聘之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
公關室 主任 1 1.擘劃系學會對外形象與整體公關策略。
2.統籌宣傳、品牌與活動曝光方案。
3.協調視覺設計、新聞稿及媒體發布流程。
4.建立校友連絡與校友合作窗口。
5.管控對外聯絡名單與媒體應對流程。
6.協調重大活動媒體接待與發布事宜。
7.執行會長交辦之對外合作與宣傳需求。		 由正副會長遴選之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
視覺設計專員 1 1.視覺美宣設計與宣傳素材製作（海報、圖卡）。
2.規劃社群媒體網站圖片內容統一風格。
3.協助活動現場佈展與輸出設計物資。
4.管理宣傳素材檔案與雲端存檔。
5.配合媒體發布調整視覺輸出。
6.協同新聞專員規劃視覺曝光時程。
7.實作主管交代的圖像設計任務。		 由處主管呈報經正副會長同意後遴聘之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
新聞媒體專員 1 1.撰寫校內系學會新聞稿與活動報導。
2.聯絡媒體與撰寫公告文案。
3.撰寫社群媒體活動文字報導稿。
4.統籌消息發布時程與官方帳號同步管理。
5.協助圖片／影片與文字整合傳播素材。
6.維護對外發布文案與歷史記錄。
7.支援主管交辦之媒體合作需求。		 由處主管呈報經正副會長同意後遴聘之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
校友聯繫專員 1 1.建立與校友的聯絡管道與通訊資料庫。
2.規劃校友回饋活動與校友分享活動。
3.協助校友名單更新與系統維護。
4.統整校友意見與合作機會資訊。
5.協力寄送校友通訊或邀請函。
6.支援校友專案資料撰寫與行政協調。
7.執行主管交辦之校友合作事項。		 由處主管呈報經正副會長同意後遴聘之。 當本系無相關專長人員擔任之時，得以簽請外聘人員，並陳報學會指導老師同意，行政指導老師決議。
瀏覽數: